REGULAMIN ORGANIZACYJNY GMINNEGO OŚRODKA POMOCY SPOŁECZNEJ W OSIEKU
Rozdział I
Postanowienia ogólne
§ 1.
Regulamin Organizacyjny Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Osieku zwany dalej Regulaminem, określa organizację i zasady jego funkcjonowania, a w szczególności strukturę organizacyjną i zakresy działania kierownika ośrodka oraz komórek organizacyjnych.
§ 2.
Ilekroć w Regulaminie jest mowa o:
- Ośrodku – należy przez to rozumieć Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Osieku.
- Kierowniku – należy przez to rozumieć: Kierownika Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Osieku.
- Komórkach organizacyjnych – należy przez to rozumieć działy i samodzielne stanowiska pracy w Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej w Osieku.
§ 3.
- Siedzibą Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej jest miejscowość Osiek w powiecie oświęcimskim w województwie małopolskim.
- Adres Ośrodka: 32-608 Osiek, ul. Główna 125.
§ 4.
Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej jest jednostką organizacyjną Gminy Osiek, która wykonuje zadania z zakresu administracji publicznej wynikające z zadań własnych gminy, zadań zleconych z mocy ustaw lub przejętych przez Gminę w wyniku porozumień z organami administracji rządowej lub samorządowej, zadania wynikające z Uchwał Rady Gminy, zadania statutowe.
§ 5.
- Ośrodek jest jednostką organizacyjną Gminy Osiek.
- Ośrodek jest jednostką budżetową.
§ 6.
Zmiany w regulaminie organizacyjnym mogą być dokonane w trybie zarządzenia Kierownika z wyjątkiem zmian wynikających z przepisów prawnych ogólnie obowiązujących oraz przepisów dotyczących Ośrodka, wydanych przez organy nadrzędne.
Zasady działania Ośrodka
§ 7.
Podstawowym celem działalności Ośrodka jest zaspokojenie niezbędnych potrzeb życiowych osób i rodzin oraz umożliwienie im bytowania w warunkach odpowiadających godności człowieka. Doprowadzenie w miarę możliwości do życiowego usamodzielnienia osób i rodzin oraz ich integracji ze środowiskiem.
Ośrodek realizuje zadania własne gminy o charakterze obowiązkowym, własne gminy i zlecone z zakresu administracji rządowej realizowanych przez gminę, a to w szczególności:
- przyznaje i wypłaca zasiłki okresowe,
- przyznaje i wypłaca zasiłki celowe, specjalne celowe,
- przyznaje i wypłaca zasiłki stałe,
- przyznaje i wypłaca zasiłki celowe na pokrycie wydatków powstałych w wyniku zdarzenia losowego, klęski żywiołowej lub ekologicznej,
- przyznaje i wypłaca zasiłki celowe na pokrycie wydatków na świadczenia zdrowotne osobom bezdomnym oraz innym nie mającym dochodu i możliwości uzyskania świadczeń na podstawie przepisów o powszechnym ubezpieczeniu w NFZ,
- opłaca składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe za osobę, która zrezygnuje z zatrudnienia w związku z koniecznością sprawowania bezpośredniej, osobistej opieki nad długotrwale lub ciężko chorym członkiem rodziny,
- organizuje i pokrywa koszty dożywiania dzieci,
- sprawia pogrzeb, w tym osobom bezdomnym,
- kieruje do domu pomocy społecznej i ponosi odpłatności za pobyt mieszkańca gminy w tym domu,
- wydaje decyzje administracyjne w sprawach pomocy społecznej,
- współpracuje w zakresie pomocy z osobami fizycznymi, prawnymi, organizacjami pozarządowymi oraz innymi podmiotami,
- sporządza sprawozdania oraz przekazuje je właściwemu wojewodzie, również w wersji elektronicznej, z zastosowaniem systemu informatycznego,
- organizuje świadczenie usług opiekuńczych i specjalistycznych usług w miejscu zamieszkania dla osób z zaburzeniami psychicznymi,
- opracowuje i realizuje gminną strategię rozwiązywania problemów społecznych,
- realizuje zadania wynikające z rządowych programów pomocy społecznej, bądź ustaw, mających na celu ochronę poziomu życia osób i rodzin po zapewnieniu odpowiednich środków,
- realizuje zadania w zakresie świadczeń rodzinnych jako zadanie zlecone z zakresu administracji rządowej,
- wydaje decyzje w sprawach świadczeń rodzinnych,
- wypłaca zasiłki rodzinne oraz dodatki do zasiłku rodzinnego,
- wypłaca świadczenia opiekuńcze: zasiłki pielęgnacyjne i świadczenia pielęgnacyjne, zasiłki dla opiekunów,
- realizuje zadania w sprawach świadczeń z funduszu alimentacyjnego,
- realizuje zadania w sprawach świadczenia wychowawczego,
- obsługuje programy komputerowe dotyczące m.in. spraw finansowo-księgowych, program płatnika, program z zakresu pomocy społecznej, program z zakresu świadczeń rodzinnych, program z zakresu funduszu alimentacyjnego, program z zakresu świadczenia wychowawczego
- nalicza świadczenia rodzinne, świadczenia alimentacyjne, świadczenia wychowawcze, świadczenia z pomocy społecznej,
- sporządza listy wypłat,
- prowadzi dokumentację,
- weryfikuje i aktualizuje dokumenty,
- planuje zadania oraz budżet,
- sporządza bilans potrzeb w zakresie pomocy społecznej,
- udziela schronienia, zapewnia posiłek oraz niezbędne ubranie osobom tego pozbawionym,
- realizuje Gminny Program Profilaktyki i Przeciwdziałania Alkoholizmowi,
- realizuje Gminny Program Przeciwdziałania Narkomanii.
§ 8.
- Kierownik zarządza Ośrodkiem wydając decyzje (na piśmie lub ustnie), regulaminy, zarządzenia, reprezentuje go na zewnątrz i ma pełnomocnictwo do działania jednoosobowego w zakresie bieżącej działalności, w ramach uchwalonego przez gminę dla tej jednostki budżetu.
- Kierownik wydaje decyzje administracyjne w ramach upoważnienia udzielonego przez Wójta Gminy Osiek,
- W przypadku nieobecności Kierownika, obowiązki Kierownika Ośrodka pełni osoba upoważniona przez Kierownika.
- Podziału zadań w działach dokonuje Kierownik Ośrodka, a szczegółowe zadania dla pracowników ustala w indywidualnych zakresach czynności.
Rozdział II
Struktura Organizacyjna Ośrodka
§ 9.
W skład Ośrodka wchodzą następujące jedno i wieloosobowe stanowiska pracy:
- Kierownik.
- Dział Księgowo – Administracyjny.
- Dział Pomocy Środowiskowej i Świadczeń Pomocy Społecznej.
- Dział Świadczeń Rodzinnych, Funduszu Alimentacyjnego, Zasiłków dla opiekunów oraz Świadczeń Wychowawczych.
§ 10.
Zakres działań działów oraz samodzielnych stanowisk określa Regulamin Organizacyjny, który w miarę potrzeb może być rozszerzony lub uzupełniony Zarządzeniami Kierownika Ośrodka.
§ 11.
- Dokumenty i materiały przedstawione do podpisu kierownikowi Ośrodka powinny być uprzednio parafowane przez stanowisko pracy.
- Zasady akceptacji i parafowania dokumentów księgowych określa zarządzenie Kierownika w sprawie obiegu dokumentów księgowych w Ośrodku.
Dział zadań. Kierownik
§ 12.
- Kierownik kieruje działalnością Ośrodka i jest przełożonym służbowym dla zatrudnionych w Ośrodku pracowników.
- Podejmuje decyzje w sprawach kadrowych, płacowych i służbowych.
- Przedkłada Radzie Gminy sprawozdania z działalności Ośrodka oraz przedstawia potrzeby w zakresie pomocy społecznej.
- Przedkłada projekt planu finansowego Wójtowi Gminy Osiek.
- Organizuje pracę Ośrodka i koordynuje działania podejmowane przez inne stanowiska pracy.
- Ustala zakres obowiązków pracownikom bezpośrednio mu podporządkowanym.
- Kieruje i nadzoruje wykonywane zadania pracowników.
- Kontroluje i zatwierdza wywiady środowiskowe.
- Współpracuje z organami gminy, instytucjami państwowymi i samorządowymi, instytucjami pomocy społecznej, organizacjami społecznymi, charytatywnymi, kościelnymi i innymi podmiotami.
- Kontroluje bieżący stan środków finansowych będących w dyspozycji Ośrodka.
- Organizuje stanowiska pracy.
- Zatrudnia i zwalnia pracowników.
- Dba o sprawność środków ochrony indywidualnej oraz stosowanie ich zgodnie z przeznaczeniem.
- Egzekwuje przestrzegania przez pracowników przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy.
- Ustala indywidualny czas pracy pracowników, wyznacza czas wykonywanej pracy na miejscu i w terenie.
- Wyznacza zastępcę podczas nieobecności Kierownika trwającej dłużej niż 3 dni.
- Przyjmuje strony w sprawach skarg i wniosków w Ośrodku w każdy wtorek w godzinach pracy Ośrodka.
- Prowadzi obsługę przyjęcia stron poprzez:
sporządzanie protokołów z przyjęcia stron oraz ich rejestrację w rejestrze skarg i wniosków. - Realizuje postanowienia określone w ustawie o rachunkowości oraz w innych aktach prawnych, w tym dotyczących sporządzania i aktualizacji dokumentacji opisowej, przyjęte zasady rachunkowości, a w szczególności:
a) zakładowy plan kont, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych, obieg dokumentów, obieg dokumentów finansowo-księgowych oraz ich kontrola,
b) zasady zaliczania i ewidencjonowania przedmiotów oraz wartości niematerialnych i prawnych do środków trwałych w używaniu bądź do ewidencji ilościowej,
c) ustalanie zasad prowadzenia inwentaryzacji składników majątkowych, propozycje składów komisji inwentaryzacyjnych oraz zasad i terminów rozliczenia inwentaryzacji. - Kieruje pracowników na szkolenia.
- Wydaje zaświadczenia wynikające ze stosunku pracy.
- Wydaje zaświadczenia o danych wynikających ze stosunku pracy do celów emerytalnych lub rentowych dla pracowników Ośrodka.
- Prowadzi sprawy związane z dyscypliną pracy w szczególności prowadzi ewidencję czasu pracy, listy obecności, ewidencję urlopów i delegacji służbowych.
- Przygotowuje projekty regulaminów w zakresie funkcjonowania Ośrodka i dokonuje aktualizacji.
- Prowadzi dokumentację dotyczącą spraw BHP, w tym dokumentację powypadkową.
- Przygotowuje projekty uchwał w oparciu o wymogi ustawy o pomocy społecznej z zakresu świadczeń pomocy społecznej.
- Prowadzi i nadzoruje sprawy związane z Funduszem Świadczeń Socjalnych, wydaje zarządzenia.
- Rozpatruje wnioski i wydaje decyzje dot. spraw świadczeń socjalnych z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych.
- Wykonuje inne czynności wynikające z Ustawy Kodeks Pracy.
- Wykonuje czynności poświadczeń legalizacji dokumentów lub ich kopii.
- Zapewnia bezpieczeństwo danych zawartych w komputerowych zbiorach danych Ośrodka.
- Sprawuje nadzór nad stanowiskami.
- Planuje materiały biurowe, druki oraz środki czystości.
- Rozdziela przyjętą korespondencję.
§ 13.
Kierownik działa jednoosobowo w zakresie bieżącej działalności w ramach uchwalonego przez gminę dla tej jednostki budżetu w oparciu o udzielone pełnomocnictwo.
§ 14.
Kierownik bezpośrednio podlega osobie uprawnionej, która pełni rolę zwierzchnika służbowego tj. Wójtowi Gminy Osiek.
§ 15.
Dział Księgowo-Administracyjny
Prowadzi sprawy powierzone przez Kierownika dotyczące obowiązków i odpowiedzialności głównego księgowego budżetu Ośrodka, z zachowaniem wymogów określonych w ustawach o finansach publicznych i o rachunkowości, a w szczególności:
- Prowadzenie rachunkowości budżetu Ośrodka.
- Wykonywanie dyspozycji środkami pieniężnymi.
- Dokonywanie wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planami finansowymi.
- Opracowuje zbiorcze materiały do projektu budżetu Ośrodka wraz z objaśnieniami, w zakresie i w szczególności określonej ustawą o finansach publicznych i Statutem Ośrodka, w tym w szczególności:
– planu finansowego dochodów i wydatków budżetu Ośrodka,
– planu finansowego zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych ustawowo. - Sporządzanie obowiązującej sprawozdawczości budżetowej.
- Prowadzenie ewidencji środków trwałych i pozostałych środków trwałych w użytkowaniu.
- Realizacja zadań w zakresie ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych klientów Ośrodka pobierających świadczenia na podstawie ustawy o pomocy społecznej, ustawy o świadczeniach rodzinnych, ustawy o przyznaniu i wypłacie zasiłków dla opiekunów, ustawy o pomocy osobom uprawnionym do alimentów, ustawy o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci.
- Prowadzenie rozliczeń podatkowych z Urzędem Skarbowym.
- Wydawanie zaświadczeń o zatrudnieniu i wynagrodzeniu Rp-7 do celów naliczania kapitału początkowego.
- Egzekwowanie należności o charakterze pieniężnym.
- Sporządzanie tytułów wykonawczych oraz ich ewidencja.
- Współpraca z komornikami w sprawie ściągalności.
- Nadzór nad terminowością wpłat, prawidłowością rozliczania odsetek.
- Kompletowanie dokumentacji przy sporządzaniu tytułów wykonawczych celem likwidacji zaległości.
- Prowadzenie dokumentacji księgowej należności od osób fizycznych,
- Dokonywanie okresowych analiz wykonania budżetu Ośrodka.
- Realizacja postanowień określonych w ustawie o rachunkowości oraz w innych aktach prawnych, w tym dotyczących sporządzania i aktualizacji dokumentacji opisowej przyjętych zasad rachunkowości, oraz Zakładowego Planu Kont.
- Obsługa komputera, programu finansowo-księgowego.
- Wykonywanie innych zadań zleconych przez Kierownika GOPS w Osieku.
Prowadzi sprawy powierzone przez Kierownika dotyczące obowiązków i odpowiedzialności księgowego a w szczególności:
- Dekretowanie dokumentów księgowych.
- Sporządzanie przelewów bankowych oraz księgowanie wyciągów bankowych.
- Sporządzanie dokumentów zgłoszeniowych lub wygłoszeniowych osób zatrudnionych na umowę o pracę, umowę zlecenia oraz umowę o dzieło.
- Sporządzanie list płac dla pracowników Ośrodka, oraz pracowników skierowanych przez Powiatowy Urząd Pracy w ramach prac interwencyjnych, robót publicznych i prac społecznie użytecznych.
- Sporządzanie obowiązujących deklaracji w sprawach ubezpieczeń społecznych oraz deklaracji i zeznań podatkowych.
- Realizacja zadań wynikłych z płac, w zakresie ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych pracowników oraz podatku dochodowego od osób fizycznych.
- Sporządzanie wniosków o refundację części wynagrodzeń oraz składek ZUS pracowników zatrudnionych w ramach robót publicznych i interwencyjnych. skierowanych przez Powiatowy Urząd Pracy.
- Prowadzenie kart wynagrodzeń pracowników oraz kart zasiłkowych.
- Wysyłanie postanowień i upomnień.
- Naliczanie oraz obsługa finansowo-księgowa Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych.
- Dokonywanie czynności związanych z terminową spłatą zobowiązań z tytułu pożyczek i kredytów krótkoterminowych z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych.
- Realizacja postanowień określonych w ustawie o rachunkowości oraz w innych aktach prawnych.
- Obsługa komputera, programu finansowo-księgowego i płacowego, programu płatnika dotyczącego spraw ZUS; programu internetowych przelewów bankowych.
- Prowadzenie sekretariatu.
- Rejestracja pism przychodzących.
- Prowadzenie spraw kadrowych, płacowych oraz wymaganych ewidencji zgodnie z obowiązującymi przepisami.
- Opracowywanie projektów regulaminów, zarządzeń i innych aktów formalno–prawnych.
- Prowadzenie całości prac związanych z obsługą kancelaryjną i archiwalną dokumentacji GOPS.
- Organizacja spraw z zakresu zamówień publicznych oraz prowadzenie całości dokumentacji z tym związanej.
- Prowadzenie rejestru pieczęci.
- Wykonywanie innych zadań zleconych przez Kierownika GOPS w Osieku.
§ 16.
Dział Pomocy Środowiskowej i Świadczeń Pomocy Społecznej.
W Dziale Pomocy Środowiskowej i Świadczeń pracownicy socjalni realizują zadania z zakresu pomocy społecznej określone w indywidualnych zakresach czynności pracowników w oparciu o przepisy ustawowe, rozporządzenia, programy rządowe, Uchwały Rady Gminy, wewnętrzne zarządzenia Kierownika Ośrodka i inne upoważnienia, w szczególności:
- Rozpoznają i ustalają potrzeby pomocy społecznej.
- Przeprowadzają wywiady środowiskowe.
- Zawierają umowy – kontrakty socjalne z klientami.
- Organizują i prowadzą pracę socjalną.
- Udzielają osobom informacji, wskazówek i pomocy w zakresie rozwiązywania spraw życiowych.
- Przygotowują wnioski wraz z wymaganą przepisami dokumentacją i wnioskują o udzielenie odpowiedniej pomocy klientom.
- Współpracują z instytucjami społecznymi, państwowymi i samorządowymi.
- Aktywizują środowisko lokalne w celu rozwoju grup samopomocowych i rozwoju różnych form pomocy.
- Wydają opinię o środowisku na rzecz innych podmiotów.
- Opracowują, wdrażają oraz rozwijają regionalne i lokalne programy pomocy społecznej.
- Obsługują system komputerowy SYGNITY w zakresie pomocy społecznej oraz inne systemy informatyczne.
- Opracowują projekty decyzji administracyjnych dotyczących przyznania lub odmowy świadczeń z Pomocy Społecznej.
- Sporządzają listę wypłat poszczególnych zasiłków.
- Sporządzają listę wypłat na przelewy.
- Wydają zaświadczenia dla osób dot. korzystania bądź nie korzystania z pomocy Ośrodka.
- Sporządzają sprawozdania z zakresu działalności.
- Prowadzą korespondencję z zakresu prowadzonego odcinka.
- Kierują wnioski o ustalenie niezdolności do pracy, niepełnosprawności i stopnia niepełnosprawności do organów określonych odrębnymi przepisami.
- Uczestniczą w szkoleniach i samokształceniu w celu podnoszenia swoich kwalifikacji.
- Wykonują czynności związane z legalizacją dokumentów lub ich kopii.
- Realizują zadania wynikające z ustawy o dodatkach mieszkaniowych oraz ustawy o systemie oświaty.
- Opracowują i realizują projekty socjalne.
§ 17.
Dział Świadczeń Rodzinnych, Funduszu Alimentacyjnego, Zasiłków dla opiekunów oraz Świadczeń Wychowawczych.
Pracownicy zatrudnieni w tym dziale realizują zadania określone w indywidualnych zakresach czynności w oparciu o ustawę o świadczeniach rodzinnych, o pomocy osobom uprawnionym do alimentów, o przyznaniu i wypłacie zasiłku dla opiekuna, o pomocy państwa w wychowywaniu dzieci, rozporządzeń do ustaw i innych przepisach prawnych, ustala uprawnienia do przyznania zasiłku rodzinnego, dodatków do zasiłku rodzinnego lub świadczeń opiekuńczych tj. zasiłki pielęgnacyjne i świadczenia pielęgnacyjne, świadczeń z funduszu alimentacyjnego, świadczeń wychowawczych.
Pracownicy w szczególności:
- Wydają i przyjmują wnioski ze stosowną dokumentacją,
- Rozpoznają i ustalają uprawnienia do przyznania zasiłków rodzinnych, dodatków do zasiłków rodzinnych lub świadczeń pielęgnacyjnych, zasiłków pielęgnacyjnych, świadczeń funduszu alimentacyjnego, świadczenia wychowawczego.
- Wydają decyzje administracyjne dotyczące świadczeń rodzinnych, funduszu alimentacyjnego, zasiłków dla opiekuna, świadczenia wychowawczego.
- Sporządzają listy wypłat poszczególnych świadczeń,
- Sporządzają listę na przelewy i przekazy pocztowe, wypłaty gotówkowe,
- Wydają zaświadczenia dla osób dot. korzystania lub nie korzystania ze świadczeń rodzinnych, funduszu alimentacyjnego, zasiłków dla opiekuna, świadczeń wychowawczych.
- Sporządzają sprawozdania z zakresu świadczeń rodzinnych, funduszu alimentacyjnego, świadczeń wychowawczych.
- Obsługują komputer z zakresu programu dotyczącego świadczeń rodzinnych, funduszu alimentacyjnego, świadczenia wychowawczego, do przelewów bankowych,
- Prowadzą korespondencję z innymi podmiotami w sprawach świadczeń rodzinnych, funduszu Alimentacyjnego, świadczeń wychowawczych.
- W uzasadnionych przypadkach występują o przeprowadzenie wywiadu u osoby, która ubiega się lub otrzymuje świadczenia rodzinne, świadczenie wychowawcze.
- Przeprowadzają wywiady z dłużnikami alimentacyjnymi.
Rozdział III
Czas pracy Ośrodka
§ 18.
- Tryb pracy Ośrodka, wewnętrzny porządek i rozkład czasu pracy określa Kierownik w Regulaminie Pracy Ośrodka oraz w drodze innych zarządzeń.
- Przy załatwianiu spraw stosuje się przepisy Kodeksu Postępowania Administracyjnego chyba, że przepisy szczególne stanowią inaczej.
Rozdział IV
Zasady i tryb przyjmowania, rejestrowania oraz załatwiania skarg i wniosków stron.
§ 19.
- W sprawach skarg i wniosków strony przyjmowane są przez Kierownika Ośrodka.
- Kierownik przyjmuje strony w siedzibie Ośrodka w każdy wtorek w godzinach pracy.
Rozdział V
Zasady zamawiania pieczęci oraz rejestrowania tych pieczęci
§ 20.
- Zamówienia na pieczęcie dla poszczególnych komórek organizacyjnych oraz imiennych podpisuje Kierownik Ośrodka.
- Wykonywane pieczęcie rejestrowane są przez pracownika Działu Księgowo-Administracyjnego w jednolitym rejestrze pieczęci.
- Rejestr pieczęci zawiera:
1) liczbę porządkową,
2) odcisk pieczęci,
3) datę pobrania,
4) podpis osoby odbierającej,
5) datę zwrotu, podpis i pieczęć osoby zwracającej,
6) numer protokołu i datę likwidacji pieczęci. - Pracownik, z którym rozwiązano umowę o pracę obowiązany jest niezwłocznie rozliczyć się z pobranych pieczęci imiennych i innych urzędowych.
Rozdział VI
Postanowienia końcowe
§ 21.
Rozstrzygnięcia w Ośrodku podejmowane są w formie zarządzeń wewnętrznych Kierownika, decyzji administracyjnych, poleceń służbowych.
§ 22.
Decyzje administracyjne podejmuje Kierownik lub osoba upoważniona w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej.
§ 23.
Wnioski klientów rozpatrywane są w terminach określonych w ustawie o pomocy społecznej, indywidualne sprawy obywateli załatwiane są w terminach określonych w Kodeksie Postępowania Administracyjnego.
Kierownik Ośrodka Pomocy
Społecznej w Osieku
Maria Kufel